Existe uma grande distância entre as pessoas que apenas sobrevivem na sua rotina e aquelas que vivem de verdade. A diferença está basicamente na forma como umas e outras aproveitam seu tempo.

Cada vez mais raro nos dias de hoje, o tempo é algo que nunca mais podemos reconquistar quando perdido. Saúde, dinheiro, amigos e outras coisas podem ser recuperados com mais facilidade. Mas o tempo que passou nunca vai voltar.

Por isso, cabe anós utilizá-lo de forma proveitosa. Excesso de trabalho, urgências, redes sociais e tantas outras demandas do nosso dia a dia exigem dois exercícios que poucas pessoas aprendem a fazer adequadamente: planejamento e priorização.

Quando você aprende um método para gerenciar seu tempo, encontra técnicas de planejamento que o ajudarão a antecipar seus dias, reduzir urgências e distribuir atividades importantes ao longo da semana.

Priorizar é seguir o que foi planejado em uma ordem lógica de execução, evitando um grande ladrão de tempo: a multitarefa ou o trabalho focado na chegada de e-mails.

Há mais de 11 anos ensino pessoas e empresas a serem mais produtivas e terem mais qualidade de vida. Pode parecer esquisito, mas as pessoas não têm problemas de tempo. Elas têm tempo de sobra. O problema é que utilizam muito mal o tempo que têm.

São diversos os fatores que fazem uma pessoa perder tempo na sua rotina. Entre os principais ladrões de tempo encontramos as reuniões, os e-mails, a falta de organização, a ausência de prioridades claras, método de trabalho ineficiente e processos sem eficácia.

Uma pesquisa aponta que apenas seis emcada 10 horas de trabalho são efetivamente produtivas. Isso significa que 40% do nosso dia, em média, pode estar sendo desperdiçado com ações sem resultado ou importância.

É possível virar esse jogo e começar a ter mais produtividade no trabalho e qualidade de vida. Mas para isso você precisa mudar o seu modelo mental, o principal responsável pela forma como você executa suas atividades e prioriza seu tempo.

Uma mente agitada gera uma execução de múltiplas atividades e isso faz perder toda sua produtividade. A primeira providência é aquietá-la e relaxar. Antes de começar encarar os e-mails, tarefas e reuniões, separe três minutos para relaxar e deixar a mente mais tranquila.

Feche os olhos, respire profundamente e pense em coisas que tranquilizam você. Com esse estado mental estabelecido comece a escrever tudo o que precisa ser feito hoje, amanhã e depois de amanhã em uma agenda, caderno ou computador. Estipule para cada atividade dessa lista a duração em minutos ou horas.

Some o total de horas por dia e não deixe ultrapassar 50% do seu tempo de trabalho (deixe espaço para eventuais urgências).

Para o dia de hoje, estabeleça uma prioridade numérica do que deve ser feito e siga essa ordem. Se algo surgir no meio do caminho, lembre-se do estado mental de produtividade, anote a atividade na sua lista e dê a ela a prioridade correta.

Administrar o próprio tempo é uma ciência que precisa ser aprendida e desenvolvida ao longo das semanas. Não espere resultados mágicos do dia para a noite, é preciso persistir e aprender como se planejar de forma eficiente.

Ter mais tempo é possível. Mas para isso você precisa mudar sua atitude mental.

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Christian Barbosa é presidente da Triad Consulting